洁净工程案例分析：某洁净工程企业——售前到维保的全过程数字化管理

  导读：益企工程云结合某洁净工程企业"专业承包 ＋ 内部工厂"的业务形态，围绕其"售前—中标—立项—施工—维保"全周期管理诉求，从资源档案、投标、合同、询比价、预算成本、物资库存、进度、现场、供应商与分包、资金、报表、文档十二个方面搭建项目管理系统，解决售前信息接不上、预算与目标成本脱节、采购与库存口径不统一、过程数据难以形成管理口径四类问题。本文按项目背景、解决方案、实施成果与常见问题解答四部分呈现。

1、项目背景

洁净室工程服务于医药、电子、食品、医疗等行业，对洁净度等级、温湿度与验收标准有明确要求。项目通常涉及围护结构、净化空调、电气与工艺管道等多个专业，材料与设备定制化程度高，售前投标与深化设计占用的工作量比重较大，交付之后还伴随较长的维保周期。该企业同时拥有内部工厂，承担部分材料与设备的备货与组装，因此管理诉求并不止于施工现场。

综合业务特点，这类企业的管理难点集中在四个地方。

售前到立项的信息接不上。商机信息、招标文件与投标文件的评审结论、投标结果分散在不同环节，中标与立项状态缺乏统一的跟踪记录；投标阶段沉淀的资料，到合同签订与实施阶段往往要再整理一遍。

预算与目标成本脱节。预算如果只停在收入侧，就无法与目标成本形成逐项对照。超预算的下单动作往往到审批末端才被发现，此时可调整的余地已经很小。

采购与库存的口径不统一。同一材料的不同品牌、不同供应商价格差异较大，比价缺少统一的对照口径；公司仓按历史价格入账、项目仓按现价结算，两者之间的价差若没有明确的处理方式，要么压在项目成本上，要么长期挂在账上说不清楚。

过程数据难以形成管理口径。材料从预算清单到实际出库，要经过总计划、批次计划、用料申请、采购订单、入库、出库等多个环节，各环节数量对不上时很难定位在哪一步；进度、现场检查、资金与单据的情况也一样，分散在各处，汇总一次要花不少人力。

2、解决方案

益企工程云是面向工程企业的项目管理产品，覆盖投标、合同、成本、物资、设备、现场、进度、资金到决策的全周期。围绕上述四类问题，系统在以下十二个方面展开。

2.1 资源管理：先把基础档案立起来

项目上的所有业务都要挂到档案上，档案不统一，后面的数据就谈不上口径。

· 项目档案：支持项目基本信息维护、项目状态调整、项目人员维护、启用/停用、导入导出等功能。

· 客户库与供应商档案：均包含分类与档案两部分，支持导入、新增、修改、删除。

· 物料档案与设备档案：包含分类与档案两部分，支持导入、新增、修改、删除，其中物料档案还支持在业务操作过程中自动生成档案。

· 自定义档案：支持按企业需要预置各类档案，支持新增、删除、修改、启用/停用与树形结构。

2.2 投标管理：让售前到中标的状态有据可查

投标阶段的信息最零散，把它集中到一处，后续的合同与实施才有共同的基础。

· 商机登记：用于投标前期商机管理，支持商机基本信息维护、中标状态跟踪、立项状态跟踪，售前到立项的状态在一处留痕。

· 招标文件评审：处理甲方招标文件的评审业务，支持招标文件上传与招标关键条件维护。

· 投标文件评审：处理投标前的投标文件评审业务，支持投标文件上传与投标参与人员等关键信息维护。

· 投标结果分析：针对跟踪的商机维护投标结果，包含中标结果、中标价、价差、竞争对手报价等关键信息，为后续复盘留下依据。

· 投标保证金管理：包含保证金申请与保证金管理两部分，覆盖支付与退还业务，支持到期状态提醒。

· CA 锁管理：管理企业使用的全部 CA 锁，包含类型、有效期、负责人等关键信息，支持到期预警与使用记录登记。

2.3 合同管理：收入与支出两条线

合同是项目上几乎所有业务的起点，收入侧与支出侧分别管理，下游单据都有据可依。

· 施工合同：支持合同变更、合同多版本、合同状态调整、合同清单导入、合同附件上传，以及对下游业务数据的实时跟踪。

· 产值进度：用于管理实际完成的项目产值，支持参照合同清单、自制/导入清单、按比例批量填报、填报总产值等多种报量方式。

· 甲方批量与甲方扣款：前者管理甲方批复的完成情况，支持参照合同清单、产值清单、按比例批量填报等方式；后者记录扣款金额、原因与时间。

· 竣工结算：管理竣工结算金额、竣工时间、项目收付款与成本等关键信息，结算后自动把施工合同状态调整为已封账。

· 支出合同：覆盖物资采购合同、设备采购合同、设备租赁合同、周转材租赁合同、分包合同与其他支出合同，均支持项目自采与公司集采、合同变更与多版本、清单导入、参照上游单据制单，并支持对下游业务的管控。

· 支出合同结算：各类支出合同均配备对应结算功能，支持按合同清单结算、自制清单结算、填报总结算金额等多种方式，覆盖过程结算与最终结算，并支持预付款冲抵。

2.4 询比价管理：把多品牌比价放到同一个口径下

同一材料不同品牌、不同供应商的价格差异，是采购比价的常见障碍。

· 材料询价：支持材料采购询价与周转材租赁询价，包含询价申请、供应商在线报价、供应商报价对比，并支持定标后二次报价。同一材料的不同品牌、不同供应商可以在同一处对照。

· 材料定标：支持参照询价定标制单与新增自制两种模式，支持多供应商中标，并可根据中标结果直接新增合同。

· 其他询价与其他定标：覆盖劳务/专业分包、设备采购/租赁、其他支出三类询价，功能与材料询价一致。

2.5 预算成本管理：让预算与目标成本可比

预算要能管住下游业务，才能把控制点从事后挪到事中。

· 预算编制：支持单据变更、单据多版本、预算清单导入、自动生成物料与设备档案，并支持对下游业务的预算管控。针对大数量预算清单，另设大数据量版。

· 预算执行统计：记录预算实际执行情况，包含清单本期完成量、本期完成金额、累计完成量与累计完成金额。

· 预算执行情况：以预算清单维度查询各清单项的实际完成情况，包含产值、实际成本、付款等维度，预算与实际的偏差可以直接下钻到清单项。

· 成本设置与成本归集：成本设置用于定义归集实际成本的规则，包含成本科目、成本期间规则、含税无税取值；成本归集用于归集项目全部实际成本数据，支持成本科目挂接、成本期间调整，并支持手动归集与自动归集两种方式。不在本系统处理的其他成本数据，可通过成本单据录入。

2.6 物资管理：从计划、采购到库存的一条链

材料从计划到出库要经过多个环节，把它放在同一条链上，数量才有对比的基础。

· 物资总计划：支持总计划变更、计划多版本、材料清单导入、参照项目预算清单，并支持对下游用料申请、材料合同、材料入库等单据的管控。

· 材料批次计划：支持按工程部位制定材料计划、材料清单导入、参照总计划清单，并支持对下游用料申请的管控。

· 项目用料申请：支持材料清单导入，可参照项目预算清单、总计划清单、批次计划清单，并支持对下游合同、入库、结算等单据的管控。

· 采购订单：用于管理与供应商之间的订单业务，支持材料清单导入、参照用料申请清单、按合同清单制单，并支持快捷入库与快捷结算。内部工厂即以此为载体纳入系统，按订单状态（下单、备货、发货）协同，不介入工厂内部的工艺排程与成本分摊。

· 库存管理：支持项目仓、公司仓两类仓库；材料入库与直入直出均支持有合同、无合同两种模式；材料出库支持项目仓与公司仓两种场景；调拨出库与调拨入库用于管理两个仓库之间的材料调拨业务，调拨入库支持自动入库与库管员手动入库两种模式；此外还包括领料退库、物资退货与材料盘点，盘点支持自动加载账面库存、盈亏自动调整库存。

2.7 进度管理：计划、反馈、纠偏与看板

进度管理的价值在于让偏差尽早暴露，而不是等到节点到期才发现。

· 计划管理：总计划、年计划、月计划、周计划逐级参照编制，支持计划变更、甘特图显示、关联责任人；执行计划用于查看计划的实际完成情况。

· 进度反馈：日、周、月三类进度完成情况报告，以及项目进度达成率统计。

· 亮灯预警与推送设置：亮灯模板规则支持蓝灯、黄灯、红灯三类预警效果；推送设置用于指定各类预警的接收人员或角色。

· 进度纠偏：延误纠偏用于管理关键节点的延误与纠偏跟踪；纠偏待办按待受理、已受理、已完成、已提请四类状态跟踪任务。

· 进度分析：项目看板展示项目进度预警、合同节点预警与总计划执行情况；企业看板展示各项目亮灯预警、预警偏差与分级节点完成情况，支持督办与纠偏；项目大屏与企业大屏面向管理场景集中呈现关键指标。

2.8 现场管理：施工过程与竣工资料

洁净工程的验收标准严格，过程记录本身就是交付资料的一部分。

· 施工方案与竣工资料：前者记录方案类型、名称与资料，后者用于管理项目竣工后的各类资料。

· 施工日志：记录每天现场的施工情况，包含日期、生产情况、施工图片、作业人数、班组等信息。

· 现场检查：质量检查项与安全检查项为基础档案，支持新增、修改、删除、导入；日常检查用于记录检查类型、检查项与现场情况，支持通知相关责任人。

· 问题整改：现场检查、待整改、待复检三类任务串成整改闭环，支持整改记录维护与自动生成复查项；现场检查台账可查询全部检查项及整改复查情况。

· 过程统计：包括工作总结（按日、周、月填报）、班组人员投入量、项目考勤表、巡检表与管理晾晒表。

2.9 供应商与分包管理：协同与限额两头收紧

供应端既要让供应商参与进来，也要在材料领用上设好限额。

· 供应商邀请：包含物资供应商与分包供应商两部分，支持新增自制、二维码邀请填报两种模式，供应商可直接参与填报。

· 供应商考察与评估：考察记录公司经营现状、项目进度质量、合同履约能力与考察结论；评估支持评价等级设定、多轮评价与历史评价分析。

· 供应商资源汇总：物资供应商与分包供应商资源汇总报表，包含名称、等级、主营业务等信息。

· 领料限额登记：设置分包单位的材料领用限额，以限额量控制材料出库量。

· 材料用量复核：记录分包单位的材料实际使用量，支持复核量与出库量对比。

· 分包用工与在场统计：分包零星用工支持有合同、无合同两类管理；工人在场统计记录进场、退场时间与所属劳务队。

2.10 资金管理与税务管理：收支与票据在末端收口

钱和票是项目的两端，把它们与业务单据关联起来，账才有依据。

· 项目资金计划：包含收款计划与付款计划编制，以及计划到期日期提前预警。

· 收款登记：支持按合同收款与无合同收款两种场景，支持关联甲方批量、关联开票信息。

· 付款申请：包含支出合同付款申请、零星付款申请与押金申请，支持关联合同结算单、无合同入库、无合同设备使用记录与发票。

· 支出管理与备用金管理：支出管理覆盖付款申请、费用报销、备用金的实际支付，支持批量支付、单独支付、付款关闭与付款退回；备用金管理包含申请、报销、退还三部分，支持项目级与公司级两种场景。

· 账户管理：管理银行账户、虚拟账户等各类账户，记录账户收入、支出、调拨与余额调整，账户收支流水支持穿透到业务单据查看详情。

· 税务管理：进项侧包含收票登记（支持手动录入、发票自动识别、发票验真）、发票认证、抵扣申请与进项抵扣；销项侧包含开票申请与开票登记；并提供项目发票统计、发票明细台账等报表。

· 与财务系统的数据对接：项目管理系统的定位在项目全过程管理，与用友、金蝶等主流财务系统以数据对接方式实现采购、销售、库存等数据的互通，财务总账与制造端核心业务逻辑保留在原系统中，避免同一笔业务在两套系统里反复搬运。

2.11 报表中心：把分散的数据汇成管理口径

前面各个环节的数据最终要能汇总到同一张表上，报表与台账就是这个出口。

· 经营类报表：项目经营情况统计（含预算、收入、支出合同、实际成本的累计信息）、收入合同统计、支出合同统计、项目收支合同统计、项目产值统计表。

· 资金类报表：应收账款、应付账款、动态现金流分析、年度资金收支分析、月度回款统计、项目回款统计、项目收支台账、供应商支付统计、保证金台账、扣款统计、项目资金计划台账。

· 物资类报表：入库明细台账、出库明细台账、材料出入库台账、材料收发存汇总、采购价格分析（可查合同价与结算价）、物资采购合同明细统计。

· 成本管理类报表：预算与实际成本统计（支持穿透查看预算成本细化执行情况）、项目材料执行情况、月度成本统计、实际成本台账。

· 项目材料用料对比：把各材料在预算、总计划、合同、入库、出库、结算六个阶段的数量放在一处对比，数量在哪一步出现偏差可以直接定位。

· BI 大屏：集中呈现项目概况、风险预警、企业利润分析、成本分析与供应商履约情况。

2.12 文档中心：分类归档与知识沉淀

过程文档按统一结构归位，交付与存档都不再靠临时整理。

· 文档分类：设置项目资料的统一分类结构，支持分类授权与单据挂载。

· 项目文档：管理项目全部文档，支持文件手动上传与业务单据归档两种新增方式，支持预览与下载。

· 企业知识库：知识分类支持访问权限与上传权限设置；知识管理支持文件上传、删除、移动；知识中心用于浏览与下载企业共享资源。

3、实施成果

就本项目覆盖的场景而言，系统带来的管理方式变化主要体现在以下七个方面。

1. 售前到立项的信息接起来了。商机、招标文件评审、投标文件评审与投标结果在同一处留痕，中标与立项状态可跟踪，投标阶段沉淀的资料在合同与实施阶段直接可用。

2. 预算与目标成本可比。预算编制对下游业务形成管控，预算执行情况可下钻到具体清单项，偏差不必等到结算才被发现。

3. 多品牌比价与采购价格有了统一口径。同一材料的不同供应商在线报价并可直接对比，采购价格分析可查询历史合同价与结算价。

4. 材料从计划到出库的全链条可比。项目材料用料对比把预算、总计划、合同、入库、出库、结算六个阶段的数量放在一起，数量对不上时能定位到环节。

5. 进度与现场过程有据可查。计划、反馈、纠偏形成闭环，亮灯预警与看板、大屏支撑管理层督办；施工日志、检查与整改记录逐项留痕。

6. 资金与税务数据在末端收口。收款、付款、发票与项目资金计划相互关联，应收应付与收支台账可穿透到业务单据。

7. 报表与文档沉淀下来。经营、资金、物资、成本四类报表与 BI 大屏覆盖日常管理口径；项目文档按统一分类归档，业务单据可直接归档并支持预览下载。

洁净工程项目的管理难点，一半来自业务本身的多专业交叉，一半来自材料与资金在多个环节之间的数据口径。把基础档案立起来、把业务链条拉通、把末端数据收口，是这类项目管理水平提升的三个支点。

如果贵企业也在推进洁净工程或机电安装项目的管理数字化，欢迎与我们交流。可结合企业现有的组织架构、业务形态与财务系统环境，先明确管理边界与优先级，再确定实施范围。

4、常见问题解答

以下问题是同类企业在选型与实施过程中问得比较集中的几处，回答均以益企工程云的产品功能为依据。

Q1：我们已经在用用友、金蝶这类财务软件，这套系统是不是要把它替掉？

不需要，也不建议。益企工程云的定位在项目全过程管理，覆盖投标、合同、预算成本、物资、进度、现场、资金与报表等业务环节；与财务系统之间以数据对接的方式实现采购、销售、库存等数据的互通，财务总账及企业原有的核算逻辑保留在财务系统里。这样安排的目的，是让同一笔业务不必在两套系统里各录一遍，也不改变企业已有的财务核算习惯。

Q2：公司仓和项目仓两边的价格口径不一样，系统怎么处理？

系统支持项目仓与公司仓两类仓库，两个仓库之间的材料往来通过"调拨出库 / 调拨入库"处理，调拨入库支持自动入库与库管员手动入库两种模式；盘点环节支持自动加载账面库存、盈亏自动调整库存。至于两个仓库之间的价差按什么口径入账（例如按公司仓历史成本还是项目仓现价），属于企业的核算口径问题，需要在实施阶段结合企业实际的财务处理方式确定。

Q3：我们有自己的加工厂，系统能管到工厂的生产排程吗？

内部工厂在本系统中的定位是协同，而不是生产管理。工厂以采购订单为载体纳入系统，按订单状态（下单、备货、发货）与项目现场协同；工厂内部的工艺排程与成本分摊不在本系统范围内，仍由制造类系统或工厂自身的管理方式承担。这样划分是为了让系统边界清晰，避免把两类节奏不同的业务混在一条流程里。

Q4：分包单位的材料领用经常超量，系统能控制住吗？

可以从两个方面收紧。一是"领料限额登记"，为分包单位设置材料领用限额，以限额量控制材料出库量；二是"材料用量复核"，记录分包单位的材料实际使用量，并与出库量做对比，用量是否异常可以直接看出来。两者配合，材料领用不再是事后才察觉的账。

Q5：预算做完了，执行过程中能不能看出具体哪一项超了？

可以。"预算执行统计"记录清单本期完成量、本期完成金额、累计完成量与累计完成金额；"预算执行情况"以预算清单维度查询各清单项的实际完成情况，包含产值、实际成本、付款等维度，预算与实际的偏差可以直接下钻到清单项。偏差不必等到竣工结算才暴露。

Q6：投标阶段的资料，到签合同、进场施工的时候还要重新整理一遍吗？

不需要重新整理。"商机登记"支持商机基本信息维护、中标状态跟踪与立项状态跟踪；"招标文件评审""投标文件评审"分别处理甲方招标文件与投标文件的评审业务，支持文件上传与关键信息维护；"投标结果分析"记录中标结果、中标价、价差等信息。投标阶段沉淀的信息在后续环节可以直接调用，不必从零再录一遍。

Q7：同一种材料有好几个品牌、好几家供应商，价格怎么比？

"材料询价"支持材料采购询价与周转材租赁询价，包含询价申请、供应商在线报价、供应商报价对比，并支持定标后的二次报价，同一材料的不同品牌、不同供应商在同一处对照；"材料定标"支持多供应商中标，并可根据中标结果直接新增合同。后续的"采购价格分析"报表还可以查询历史合同价与结算价，作为下一次比价的参照。

Q8：进度延误往往到最后才发现，系统能不能提前预警？

可以。"亮灯预警"的亮灯模板规则支持蓝灯、黄灯、红灯三类预警效果，"推送设置"用于指定各类预警的接收人员或角色，预警可以直接推到责任人。"进度纠偏"中，延误纠偏用于管理关键节点的延误与纠偏跟踪，纠偏待办按待受理、已受理、已完成、已提请四类状态跟踪；管理层面则通过项目看板、企业看板与项目大屏、企业大屏集中查看预警与节点完成情况。

Q9：现场的质量、安全检查记录和整改，怎么做到闭环可查？

检查与整改在系统里是同一个闭环。"现场检查"以质量检查项、安全检查项为基础档案，日常检查记录检查类型、检查项与现场情况，并可通知相关责任人；发现问题后进入"问题整改"，由现场检查、待整改、待复检三类任务串成整改闭环，支持整改记录维护与自动生成复查项；"现场检查台账"可查询全部检查项及整改复查情况。记录逐项留痕，竣工验收与资料交付时可以直接调取。

Q10：项目资料很多，归档是不是还要安排专人再整理一遍？

不必单独整理一遍。"文档分类"先设置项目资料的统一分类结构，支持分类授权与单据挂载；"项目文档"支持文件手动上传与业务单据归档两种新增方式，并支持预览与下载。日常业务产生的单据在归档时即按分类归位，交付与存档可以省去事后集中整理这一步。此外，"企业知识库"按访问权限与上传权限管理分类，知识中心用于浏览与下载企业共享资源，便于把项目经验沉淀下来。

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关于益企联科技

北京益企联科技有限公司成立于 2017 年，专注工程建设领域数字化转型。益企工程云是公司面向工程企业的项目管理产品，覆盖投标、合同、成本、物资、设备、现场、进度、资金到决策的全周期，包含 21 个一级模块、200+个功能节点，可随企业业务形态的变化持续扩展。

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